Monsieur le Gouverneur,

L’article 16 du décret du 27 Janvier 18955 sur l’administration des successions et des biens vacants aux colonies prescrivait l’envoi au Département d’un bulletin de quinzaine établi par le curateur dans les quinze jours de la clôture de l’inventaire.

A l’aide des renseignements contenus dans ce bulletin l’administration centrale pouvait répondre aux demandes des familles, ou prendre toutes les dispositions utiles en vue de rechercher les héritiers inconnus dans le lieu où ils étaient présumés se trouver.

Une circulaire du 26 Avril 1866 a, dans le but de simplifier les écritures des curateurs, supprimé ces bulletins qui ont été remplacés par l’état N° 1 des successions appréhendées établi à la fin de chaque trimestre.

Par suite de la rapidité des communications ; il arrive fréquemment aujourd’hui que les familles sont avisées du décès d’un de leurs membres et s’adressent au Département en vue d’obtenir des renseignements sur l’importance de la succession avant que l’état trimestriel soit parvenu.

Pour remédier à cet inconvénient j’ai décidé et je vous ai fait connaître par une circulaire du 27 Septembre lernier qu’il y avait lieu de fournir le nouveau le bulletin de renseignements prévu par l’article 16 du décret du 27 Janvier 1899.

Mais pour que cette décision produise entièrement le résultat qu’en attend mon administration, il importe que le bulletin de renseignements soit aussi complet que possible et qu’il me parvienne rapidement. 

En plus des quatorzes questions posées à l’article 16 du décret de 1859et auxquelles doit répondre très explicitement ie curateur, ce dernier devra indiquer sur le bulletin la date des avis envoyés aux héritiers domiciliés hors de la Colonie soit par lui-même soit par l’officier de l’état-civil du lieu ou s’est produit le décès. 

Afin de faciliter l’envoi rapide de ce bulletin vous pourrez ordonner qu’il me soit adressé sans être accompagné d’une lettre de transmission. 

Vous serez également libre d’autoriser les curateurs à expédier cette pièce directement au Département lorsque cette façon de procéder procurera une économie de temps. Il conviendra toutefois, dans ces deux cas, de porter d’une manière bien apparente sur les bulletins la mention

« Archives coloniales, Services des successions et biens vacants. »

Il ne sera apporté aucune modification aux états périodiques dont la production est exigée par la circulaire ministérielle du 26 Avril 1866. Vous devez donc m’adresser dans la même forme que précédemment.

1° L’état des sucressions appréhendées chaque trimestre ;

2° L’état des successions définitivement liquidées dans l’année;

3° L’état des successions non réclamées faisant connaître chaque année les successions remises provisoirement au domaine colonial au bout de cinq ans, et les successions définitivement acquises au Trésor local par suite de prescription ;

4° L’état des successions non réclamées ouvertes dans la Colonie pendant l’avant dernière année écoulée (circulaire du 15 Novembre 1899).

Cet état ne serà plus fourni qu’en simple expédition maisil yaura lieu d’ajouter au modèle annexé à la circulaire précitée, une colonne supplémentaire dans laquelle on indiquera le solde créditeur.

5° Rappel annuel de vérification du service de la curatelle par le Chef du service de l’Enregistrement; lorsque le service de l’Enregistrement est contié à un employé du Secrétariat Général ou bien lorsque les fonctionsde curateur sont dévolues à l’unique receveur de  l’enregistrement » en service dans la Colonie ainsi que cela se produit dans plusieursdle nos possessions africaines, la vérification annuelle doit être faite par le Chef du service judiciaire.

6° Les doubles minutes des jugements intervenus chaque année dans la gestion des successions et biens Tous les états et documents dont il vient d’être parlé devront être adressés séparément pour chaque arrondissement judiciaire.

Ils me seront adressés, savoir:

1° L’état n° 1 à la fin du trimestre écoulé ;

2° Les autres états et documents, dans les deux premiers mois de chaque année. Les doubles minutes des jugements d’apurement devront être transcrites sur un seul cahier ou registre folioté, accompagné d’une table alphabétique. 

Les états N° 1, 2, 3 et 4 devront toujours être régulièrement transmis, quand bien même il n’y a aucun renseignements à fournirau Département.

Dans ce cas ils porteront la mention «néant.»

Ainsi que je vous l’ai déjà indiqué dans ma circulaire du 27 Septembre 1901, iln’y a plus lieu de faire figurer sur les états périodiques les successions et biens vacants des chinois, annamites, malgaches, coolies indiens sénégalais et autres indigènes sur le compte desquels il n’est jamais demandé de renseignements au Département.

J’ai décidé également que l’état trimestriel des européens non attachés au service décédés aux colonies serait supprimé. 

Je vous prie de vouloir bien, en m’accusant réception de la présente circulaire, me faire connaître les mesures que vous avez prises en vue d’en assurer la complète exécution.