Au moment de réunir les dossiers et d’établir les états détaillés des services des agents et fonctionnaires. titulaires d’emplois conduisant à des pensions sur l’Etat, en vue de leur admission à la retraite, le Département a vu fréquemment son travail entravé et retardé par le manque de renseignements indispensables.

En effet, d’une part, il arrive, assez souvent, que les avis de concession de congé du personnel ne portent pas les dates exactes du précédent débarquement des intéressés dans la colonie, et celles de leur dernier embarquement pour la métropole ; la durée de leur séjour colonial ne peut être ainsi déterminée.

L’établissement de ces documents devra donc être très surveillé à l’avenir, afin d’éviter le retour des errements dont j’ai pu me rendre compte.

D’autre part, lorsque les fonctionnaires nés aux colonies ont été autorisés à jouir de leurs congés ou permissions dans leur pays d’origine, l’administration centrale ignore tout de ces absences ; l’établissement des états de services est donc faussé.

Pour remédier à l’état de choses, provenant de la façon d’agir suivie jusqu à ce Jour, il vous appartiendra, toutes les fois qu’un fonctionnaire ou agent, titulaire d’un emploi conduisant à pension sur l’Etat, a été auto risé à séjourner en permission ou en Congé, dans la colonie dont vous avez la direction, d’adresser, à son départ, au Département. une fiche de renseignements. portant indication des nom et prénoms, grade ou emploi, date et lieu de naissance, colonie où il est en service, genre de permission ou de congé, durée du dernier séjour dans la colonie où il est en service la date à laquelle il a quitté cette possession et celle où il est débarqué dans votre colonie, la date à laquelle il s’est embarqué pour rallier son poste. A cette fiche vous devrez joindre tous les certificats médicaux et arrêtés de concession ou prolongations de congé concernant l’agent ou fonctionnaire. 

Je vous prie de m’accuser réception de la présente circulaire.